Universal Music

Nyheter

Executive Assistant (1 års vikariat)

Universal Music är Sveriges och världens ledande musikbolag med representation i hela 71 länder. Med legendariska etiketter som bl.a. Def Jam, Capitol Records, Interscope, Island Records och Virgin EMI har Universal Music en unik blandning av nya talanger, etablerade artister och superstjärnor. Bland våra internationella artister finns namn som Ariana Grande, Astrid S, Drake, Florence + The Machine, Julia Michaels, Justin Bieber, Kanye West, Katy Perry, Kendrick Lamar, Lana Del Rey, Liam Payne, Lorde, Metallica, Post Malone, Rihanna, Sam Smith, Taylor Swift och The Weeknd.

Nu söker vår President Nordic Region en vikarierande assistent under ett år då hans nuvarande assistent ska gå på föräldraledighet. Som Executive assistant till vår President Nordic Region kommer du få ansvaret att administrativt stötta honom och till viss del övrig ledningsgrupp. Ansvaret för att vårt omtyckta kontor fortsätter hålla sin höga standard och att arbetsleda receptionen är också en av dina huvuduppgifter. Detta är en fantastisk roll för dig som gillar att ha många bollar i luften, jobba i ett team och vara spindeln i nätet i en organisation där ingen dag är den andra lik. Vill du även lära dig musikbranschen från grunden så är det här ett tillfälle du inte bör missa!

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara:

  • Ha kontroll på och säkerställa mail, telefonsamtal, din och VD:ns kalender, bokningar och liknande.
  • Boka flygresor, hotell, hyrbil etc till vår VD.
  • Schemalägga, koordinera och arrangera interna och externa möten.
  • Budgetera och ansvara för vidarefakturering av diverse kostnader.
  • Sammanställa rapporter och updates.
  • Arrangera och administrera presentationer och events.
  • Ansvara för housekeeping mellan Ledningsgruppen så att information flyter.
  • Day-to-day assistans till vår VD.
  • Samla in och sammanställa mötesagenda för diverse möten tex. Ledningsmöten, Kvartalsmöten, Strategidagar.
  • Vara kontaktperson för larmet på kontoret.
  • Receptionsansvarig
    – Se till att receptionen är bemannad och anställa personal vid behov.
    – Göra receptionsschemat månad för månad.
    – Ansvara för att receptionen sköter sina dagliga sysslor.
    – Ta hand om eventuella problem som rör receptionen.

    Vi söker dig som har minst 1-3 års erfarenhet av liknande arbete. Du älskar att vara spindeln i nätet, vara proaktiv och ge förstklassig service till din chef och ledningsgruppen. Du tycker om att omges av människor och är en utbredd lagspelare som vill dela med dig av din energi och positivitet till din omgivning. Din erfarenhet gör att du också vågar ge råd och stöd till din chef och ledningsgruppen i hur de ska optimera sin vardag på bästa sätt. Du har inga problem med att jobba strukturerat och snabbt, kombinerat med en förmåga att kunna sammanställa och förstå stora mängder information. I grunden är du också lojal, prestigelös och hanterar både engelska och svenska flytande i tal och skrift. Eftersom du kommer att arbetsleda reception och vara ansvarig för drift av kontoret är egen erfarenhet av receptionsarbete/erfarenhet som Office Manager ett stort plus.

    Skicka din ansökan till jobb@umusic.com snarast, men senast 30 januari 2019, då vi intervjuar löpande.